Sertifikat tanah elektronik adalah sertifikat yang diterbitkan dan disimpan sebagai dokumen elektronik dalam sistem Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN), dengan tanda tangan elektronik pejabat dan kode yang bisa dipindai untuk memeriksa keasliannya. Dasar aturannya saat ini adalah Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 2023.
Bagi pemilik kebun sawit, hak atas tanah tidak berubah. Sertifikat kertas yang Anda pegang tetap sah. Yang berubah adalah bentuk bukti haknya, cara data disimpan, dan cara transaksi diproses. Perubahan itu biasanya baru Anda alami saat ada layanan pertanahan, misalnya balik nama setelah jual beli.
Apa yang sebenarnya berubah
Pada sertifikat kertas, buku tanah disimpan di kantor pertanahan dan salinannya dalam bentuk sertifikat dipegang pemilik. Kertas itu menjadi pegangan utama, sehingga hilang atau rusaknya sertifikat menimbulkan urusan panjang, dan sertifikat palsu bisa beredar.
Pada sertifikat elektronik, data hak, pemilik, dan bidang tanah disimpan dalam sistem elektronik. Pemilik menerima dokumen elektronik yang bisa dicetak, dilengkapi kode untuk verifikasi. Hasil cetakan berfungsi sebagai salinan, sedangkan rujukan utamanya adalah data di sistem.
Beberapa akibat praktisnya:
- Pemalsuan lebih sulit. Siapa pun yang memegang cetakan bisa memverifikasi kodenya ke sistem ATR/BPN. Cetakan yang datanya tidak cocok dengan sistem langsung ketahuan.
- Kehilangan tidak menghapus hak. Jika cetakan hilang, data di sistem tetap ada. Prosedur penggantian tetap perlu diikuti, tetapi risikonya jauh lebih kecil.
- Transaksi lebih bergantung pada sistem. Pengecekan, peralihan, dan pencatatan hak tanggungan diproses secara elektronik. Kecepatannya bergantung pada kesiapan kantor pertanahan setempat.
Bagaimana sertifikat kertas berubah menjadi elektronik
Peralihan dilakukan lewat proses yang disebut alih media. Untuk kebun yang sudah bersertifikat, alih media umumnya terjadi dalam salah satu situasi berikut:
- Saat pemilik mengajukan layanan pertanahan, misalnya balik nama karena jual beli atau waris, pemecahan bidang, atau perubahan data.
- Saat pemilik secara sukarela mengajukan alih media.
- Saat kantor pertanahan menjalankan program alih media untuk wilayah tertentu.
Untuk tanah yang baru pertama kali didaftarkan, misalnya kebun dengan Surat Keterangan Tanah (SKT) yang ditingkatkan menjadi Sertifikat Hak Milik (SHM), kantor pertanahan yang sudah siap langsung menerbitkan sertifikat elektronik.
Penerapannya bertahap dan tidak serentak di semua kabupaten. Kantor pertanahan di daerah perkebunan yang terpencil bisa saja menerapkannya lebih belakangan. Tanyakan langsung ke kantor pertanahan setempat atau ke Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) apakah layanan elektronik sudah berlaku di sana.
Yang perlu diperhatikan saat alih media
Alih media adalah kesempatan yang baik untuk merapikan data, tetapi juga bisa memunculkan masalah lama yang selama ini tersembunyi.
Data bidang harus jelas. Sertifikat lama yang belum memiliki data koordinat yang terhubung ke peta pendaftaran mungkin perlu dipetakan atau diukur ulang lebih dulu. Untuk kebun sawit di daerah yang dulu diukur secara sederhana, ini cukup sering terjadi. Lihat peta bidang dan pengukuran tanah kebun.
Data pemilik harus sesuai. Nama dan Nomor Induk Kependudukan di sertifikat harus cocok dengan data kependudukan. Selisih ejaan atau nomor lama dapat menghambat proses.
Sertifikat kertas ditarik. Setelah alih media, sertifikat kertas ditarik oleh kantor pertanahan dan tidak lagi berlaku sebagai bukti hak. Simpan fotokopi atau pindaian untuk arsip pribadi, tetapi jangan menganggapnya sebagai pegangan.
Arti sertifikat elektronik bagi pembeli kebun
Bagi pembeli, sertifikat elektronik membantu dalam dua hal. Pertama, keaslian lebih mudah diverifikasi sejak awal dengan memindai kode di cetakan yang ditunjukkan penjual. Kedua, status bidang, seperti adanya hak tanggungan, tercatat dalam sistem yang sama yang dipakai PPAT saat pengecekan.
Meski begitu, beberapa pemeriksaan tetap tidak bisa digantikan:
- Pengecekan resmi lewat PPAT sebelum Akta Jual Beli (AJB) tetap diperlukan. Lihat cara mengecek keaslian sertifikat di BPN.
- Pencocokan lokasi di lapangan tetap pekerjaan Anda. Sistem elektronik mencatat bidang, bukan memastikan bahwa kebun yang ditunjukkan adalah bidang itu.
- Status kawasan hutan tidak tercantum di sertifikat, elektronik maupun kertas. Lihat cara mengecek kawasan hutan.
Sertifikat elektronik dan pinjaman bank
Banyak pemilik kebun menjaminkan sertifikat untuk modal kerja, peremajaan, atau membeli kebun tambahan. Dengan sertifikat elektronik, pembebanan hak tanggungan juga dicatat secara elektronik. Bank tidak lagi menyimpan lembar sertifikat kertas sebagai pegangan utama, tetapi hak tanggungannya tercatat di sistem dan terlihat saat pengecekan.
Bagi pembeli, ini berarti kebun yang masih dijaminkan akan tampak dalam pengecekan resmi, sehingga tidak bisa disembunyikan dengan alasan “sertifikat sedang di bank”. Bagi pemilik yang melunasi pinjaman, penghapusan catatan hak tanggungan atau roya juga diproses secara elektronik. Pastikan roya benar-benar tercatat setelah pelunasan, jangan berhenti pada surat lunas dari bank. Jika Anda berencana menjual kebun yang masih dijaminkan, urutannya dibahas di artikel menjual kebun sawit yang masih dijaminkan.
Keamanan dan kekhawatiran yang wajar
Sebagian pemilik kebun khawatir data elektronik bisa diretas atau diubah tanpa sepengetahuan mereka. Kekhawatiran ini wajar, dan ada beberapa kebiasaan yang membantu:
- Simpan cetakan sertifikat elektronik dan dokumen pendukungnya di tempat aman, sama seperti sertifikat kertas.
- Jangan memberikan data akun layanan pertanahan, kode verifikasi, atau foto Kartu Tanda Penduduk (KTP) kepada pihak yang tidak jelas.
- Periksa data bidang Anda secara berkala melalui layanan resmi ATR/BPN.
- Jika melihat perubahan yang tidak Anda ajukan, segera datang ke kantor pertanahan dengan dokumen identitas.
Penipuan yang mengatasnamakan petugas pertanahan, misalnya meminta data atau uang dengan alasan “pembaruan sertifikat elektronik”, sudah beberapa kali dilaporkan. Alih media diajukan di kantor pertanahan atau lewat layanan resmi, bukan lewat pesan dari nomor tak dikenal.
Langkah berikutnya
Jika Anda pemilik kebun bersertifikat kertas, tidak ada yang perlu dilakukan secara mendesak. Periksa kesesuaian nama, nomor identitas, dan luas di sertifikat Anda, dan perbaiki jika ada selisih, agar alih media kelak berjalan lancar. Jika Anda sedang membeli kebun, prosesnya dijelaskan di artikel balik nama sertifikat kebun sawit. Aturan pelaksanaannya bisa berubah, jadi pastikan ke kantor pertanahan setempat.
